Erstellt am Dienstag, 20. Januar 2015 15:49 von Lisa Stahl

Druckdatenerstellung leicht gemacht – mit Microsoft Word 2010

Druckdatenerstellung mit Microsoft Office 2010

Es muss nicht immer ein teures Grafikprogramm sein, wenn es um die Erstellung von druckfähigen Daten geht. Programme wie Adobe InDesign oder Illustrator bieten zahlreiche Vorteile, keine Frage. Sollte Ihnen hierzu jedoch die Muse fehlen oder sich der Kauf nicht lohnen, ist das kein Grund zur Sorge. Auch mit Microsoft Word 2010 können Sie bereits einfache Druckdaten erstellen. Wir zeigen Ihnen, wie das geht und was dabei zu beachten ist.

Endformat, Datenformat, Beschnittzugabe?

Der erste Schritt ist das Anlegen des benötigten Datenformats. Erstellen Sie hierzu einfach ein neues Dokument und wählen unter dem Menüpunkt „Seitenlayout“ die Option „Größe“ aus. Im Dropdown-Menu klicken Sie dann auf „Weitere Papierformate“ und wählen im Reiter „Papier“ den Punkt „Executive“ aus. Hier geben Sie dann bitte das von uns geforderte Datenformat ein, also das Endformat zuzüglich des benötigten Beschnittrands auf jeder Seite.

 

Druckdatenerstellung mit Microsoft Word 2010

Beispiel:

Das Endformat für einen Flyer DIN A4 beträgt 210 x 297 mm. Wir benötigen auf jeder Seite zusätzlich 2 mm Beschnitt, das geforderte Datenformat beträgt also 214 x 301 mm.

Sollte das genau das von Ihnen benötigte Produkt sein: Zu den Flyern in unserem Online Shop geht’s direkt auf diesem Wege!

Über den Karteireiter „Seitenränder“ können Sie außerdem die Seitenränder festlegen. Im jeweiligen Datenblatt, das Sie zu jedem Produkt in unserem Online Shop finden, empfehlen wir Ihnen einen Sicherheitsabstand zum Rand, der für ein optimales Ergebnis eingehalten werden sollte (nicht zwingend erforderlich). Beachten Sie außerdem, dass der Beschnittrand ringsum in der Weiterverarbeitung entfernt wird. Wichtige Informationen wie Logos, Texte oder Bilder, die nicht angeschnitten werden sollen, dürfen daher nicht im Anschnitt platziert werden. Das Festlegen der Seitenränder hilft Ihnen dabei, die jeweiligen Abstände zum Rand einzuhalten.

Druckdatenerstellung Microsoft Word 2010 Druckdatenerstellung Microsoft Word 2010

 

Wichtig: Das Einbetten der SchriftenDruckdatenerstellung mit Microsoft Word 2010

Wenn Sie Word zur Druckdatenerstellung nutzen, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass die Schriften im Dokument eingebettet sind. Es kann sonst passieren, dass die verwendeten Schriftarten nicht mit übermittelt werden. In diesem Fall würden Sie eine Fehlermeldung von uns erhalten. Wenn wir mit Daten, in denen Schriften fehlen, drucken würden, könnte es sein, dass die Schriften automatisch durch andere ersetzt oder komplett herausfallen würden.

Um die Schriften einzubetten, wählen Sie im Menüpunkt „Datei“ den Unterpunkt „Optionen“ aus. In den nun erscheinenden Word-Optionen wählen Sie die Kategorie „Speichern“ aus. Im nächsten Schritt aktivieren Sie die Option „Schriftarten in der Datei einbetten“ und deaktivieren die beiden Unterpunkte – ohne genau diese Einstellung werden die verwendeten Schriften im PDF gegebenenfalls nicht übermittelt und das Dokument kann nicht korrekt verarbeitet werden.

 

Druckdatenerstellung Microsoft Word 2010

Ausgabe als PDF – und fertig!

Jetzt haben Sie es schon fast geschafft! Es bleibt nur noch, das Dokument als PDF-Datei zu speichern, da wir offene Daten wie z. B. Word-Dateien nicht annehmen können. Klicken Sie hierzu im Menüpunkt „Datei“ auf „Speichern unter“ und wählen Sie als Dateityp „PDF“ aus.

Sie können Ihre Druckdatei nun noch nach Belieben benennen – beachten Sie nur bitte, dass keine Sonderzeichen verwendet werden sollten. Sobald Sie nun auf „Speichern“ klicken, wird Ihre druckfähige PDF erstellt und – voilà! – Ihrer Bestellung bei www.xposeprint.de steht nichts mehr Im Wege.

Zum Abschluss gilt…

Spezielle Produkte wie zum Beispiel Produkte mit partiellem UV-Lack lassen sich mit Microsoft Word nicht erzeugen. Hierzu benötigen Sie tatsächlich ein professionelles Grafikprogramm, da in diesen Druckdaten eine speziell angelegte Volltonfarbe enthalten sein muss. Auch lassen sich Druckdaten aus Microsoft Word heraus nur im RGB-Farbmodus anlegen. Die Konvertierung ins empfohlene CMYK-Profil ist nicht möglich. Dies übernimmt jedoch in solchen Fällen unser automatisierter Workflow für Sie. Durch die Umwandlung kann es zu leichten, jedoch in der Regel kaum sichtbaren Farbverschiebungen kommen.

Da es sich bei Microsoft Word um kein Grafikprogramm handelt, kann es außerdem dazu kommen, dass trotz korrekt gewählter Einstellungen die verwendeten Schriften nicht eingebettet werden können – zum Beispiel dann, wenn es sich um minderwertige Fonts handelt. Wenn die Schriftart bei uns im Haus nicht verfügbar ist, können die Daten nicht für den Druck aufbereitet werden. Sollten Sie trotz richtig vorgenommener Einstellungen daher eine Fehlermeldung bezüglich der Schriften von uns erhalten, kontaktieren Sie uns bitte, um das weitere Vorgehen zu besprechen.

Sollten Sie darüber hinaus noch Fragen haben, steht Ihnen außerdem unsere Kundenbetreuung von montags bis freitags zwischen 8 und 18 Uhr unter unserer kostenlosen Service-Hotline 0800 35 93 797 oder per Mail an info@xposeprint.de zur Verfügung.

 

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